PMO Manager (all genders)

Über uns

Mit nutzerzentrierten digitalen Services verbessern wir als zentrale Digitalisierungseinheit des Bundes messbar die Interaktion der Bürger:innen mit dem Staat. Über eigene iterative Produktentwicklung hinaus treiben wir die digitale Transformation der Verwaltung voran, indem wir uns für bessere Rahmen­be­din­gungen für digitale Produktentwicklung einsetzen.

Deine Aufgaben

Du bist ein essentielles Bindeglied zwischen unseren Produkt- und Projektteams sowie unserem Finanz- und Verwaltungsbereich. Du unterstützt die Planung, Steuerung und das Monitoring unserer digitalen Projekte und sorgst für eine reibungslose Umsetzung. Auf unserem Blog findest du noch mehr Insights zu unseren Projekten.

Details zu der Stelle

• Projektplanung und -unterstützung: Du erstellst und pflegst Projekt- und Budgetpläne basierend auf den Anforderungen aus dem Team und passt diese flexibel an, etwa bei Stundenbuchungen, Teamwechseln oder Budgetänderungen durch Projektpartner:innen.
• Prozessverbesserung: Du analysierst bestehende Arbeitsabläufe und identifizierst Potenziale für effizientere Prozesse, die du gemeinsam mit dem Team umsetzt.
• Organisation und Dokumentation: Du sorgst für eine strukturierte Ablage aller wichtigen Projektunterlagen, pflegst Listen offener Punkte und stellst sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.
• Sitzungsvorbereitung und Berichterstattung: Du bereitest Präsentationen und Berichte vor, die sowohl intern als auch extern genutzt werden und trägst so zur Transparenz des Projektfortschritts bei.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Du arbeitest eng mit Bereichs- und Projektleitungen zusammen und übernimmst eine aktive Rolle bei der operativen Unterstützung der Leitungsebene.
• Tools: Du hältst alle relevanten Daten in unseren Tools (z. B. Confluence, Jira, Asana) aktuell und sorgst dafür, dass die richtigen Informationen jederzeit für alle Beteiligten zugänglich sind.

Dein Profil

• Du bringst erste Erfahrungen im Projektmanagement mit, idealerweise im PMO-Umfeld oder IT-Projektmanagement und kennst dich in der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten aus.
• Du hast ein grundlegendes Verständnis von Budget- und Finanzplanung im Projektkontext und kennst Begriffe wie FTE, Headcount und Kapazitätsplanung.
• Du bringst Datenaffinität mit, arbeitest sicher mit Excel und kannst komplexe Tabellen auswerten. Erfahrung mit Power BI oder anderen Analyse-Tools ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
• Du hast bereits mit Projektmanagement-Tools wie Jira und/oder umfassenderen PM-Lösungen wie Azure DevOps, Asana oder Microsoft Project gearbeitet und fühlst dich in digitalen Systemen sicher.
• Du hast ein agiles Mindset, idealerweise Erfahrung mit agilen Frameworks wie Scrum oder Kanban und bist mit Begriffen wie Epics, User Stories und Sprints vertraut; eine agile Ausbildung oder Zertifizierung ist ein Plus, aber kein Muss.
• Du arbeitest strukturiert und genau, denkst mit und findest dich schnell in komplexe Zusammenhänge ein. Dabei kommunizierst du proaktiv und holst dir die Informationen, die du brauchst. Du sprichst Deutsch mindestens auf C1-Niveau und Englisch mindestens auf B2-Niveau, da wir beide Sprachen in unserer täglichen Arbeit verwenden.

Auch als Quereinsteiger:in mit Erfahrung in der Koordination, Organisation oder Steuerung von Projekten bist du bei uns herzlich willkommen. Wichtig ist, dass du dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst.

Warum wir?

Werde Teil eines Teams, das von einer Mission getrieben ist und eine gemeinsame Vision teilt: Digitale Lösungen nutzerzentriert mit der Bundesverwaltung zu entwickeln.

• Unsere wachsende Organisation bietet ideale Rahmenbedingungen für mittlerweile über 200 digitale Expert:innen. „New Work“ ist bei uns kein Projekt, sondern fester Bestandteil unserer Kultur. Flexible Arbeitszeiten, Räume für (hybride) Kollaboration, effizienter Tool-Einsatz, hohe Mitarbeitendenorientierung und ein Selbstverständnis als lernende Organisation zeichnen uns aus.
• Unser Vergütungssystem baut auf Vergleichbarkeit, Zuverlässigkeit und Fairness. Das Gehalt für diese Stelle liegt bei uns zwischen 45.500 – 55.000 Euro brutto pro Jahr (Vollzeit). Für deine individuelle Einordnung innerhalb unserer Gehaltsbänder und Level berücksichtigen wir den Verantwortungsumfang der Stelle, die Komplexität der Tätigkeiten und die Einschätzung deiner Fähigkeiten aus den Kennenlerngesprächen. Details zu unserem Level- und Gehaltssystem findest Du in diesem Blogbeitrag.

Unsere Benefits darüber hinaus:

• Modernes Office am Moritzplatz in Kreuzberg
• Freie Wahl aus Mac, Linux und Windows
• Individuell nutzbares Budget in Höhe von 50 Euro z.B. für Food, Technik oder Mobilität
• Jährliches Weiterbildungsbudget bis zu 2.000 € und fünf Weiterbildungstage
• Workation bis zu sechs Wochen im europäischen Ausland
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge
• Professionelle Unterstützung deiner mentalen Gesundheit durch nilo.health

Recruiting-Prozess & Ansprechpartner:innen

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld wert. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten.

Eingehende Bewerbungen prüfen wir lediglich auf ihre fachliche Qualifikation und die für die jeweilige Stelle erforderlichen Schlüsselqualifikationen. Daher möchten wir dich bitten, in deinem CV auf ein Foto von dir zu verzichten sowie Informationen zu deinem Wohnort, Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu streichen.

Etwa 2 Wochen nach Bewerbungseingang erhältst du eine Einladung zu einem ersten Kennenlernen (Screening Call) mit deiner Talent Acquisition Partnerin oder eine Absage. Alle Informationen zum weiteren Auswahlprozess geben wir Dir dann im Screening Call.

Hast du Fragen an uns? Deine Ansprechpartnerin ist Sara Eisermann (sara.eisermann@digitalservice.bund.de).