Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions est une FinTech à taille humaine (environ 150 collaborateurs), spécialisée dans la conception d’une plateforme de trading électronique multi-actifs. Présente en France et à l’international (Asie, Moyen-Orient, Amérique du Nord), l’entreprise évolue dans un environnement exigeant, innovant et en forte croissance. 

Engagée pour une finance plus responsable, Horizon Trading Solutions est certifiée B-Corp depuis 2022 et mène des actions concrètes en faveur de l’impact environnemental et social. 

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI, rôle central pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens. 

Votre rôle 

Rattaché(e) au département Finance, vous êtes un pilier opérationnel du siège parisien et un point de coordination pour les autres bureaux. 

Vous intervenez avec un haut niveau d’autonomie, dans un environnement international, et encadrez un(e) alternant(e). 

Vos missions 

Office Management & services généraux 

• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des locaux parisiens 

• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs 

• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants 

• Créer et suivre les badges d’accès collaborateurs et visiteurs 

• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements, services généraux) 

• Participer aux projets de déménagement, réaménagement et optimisation des espaces 

Achats, fournisseurs & coordination multi-sites 

• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, consommables, snacks, boissons) 

• Sourcer, comparer et coordonner les fournisseurs 

• Suivre les facturations et assurer l’interface avec les équipes internes concernées 

• Coordonner les prestataires pour les bureaux en France et à l’international, en lien avec les relais locaux 

• Contribuer à la structuration, à la formalisation et à l’amélioration continue des process Office Management 

Déplacements professionnels 

• Organiser les déplacements professionnels (transports, hébergements) 

• Mettre à jour et appliquer la politique des déplacements professionnels  

• Gérer les documents d’assurance et le lien avec les partenaires concernés 

• Assurer le suivi, le reporting et les prévisions liées aux déplacements 

Assistanat de direction  

• Appuyer l’organisation des réunions de Direction et des instances de gouvernance 

• Coordonner la logistique des réunions du COMEX et conseils (préparation, convocations, organisation matérielle) 

• Gérer certains agendas de Direction selon les besoins 

• Être l’interface logistique avec les parties prenantes internes et externes 

• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité 

 

Profil recherché 

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) sur un poste d’Office Manager, Assistante de direction ou équivalent 

• Expérience en environnement PME appréciée 

• Excellentes capacités d’organisation, de coordination et de priorisation 

• Rigueur, fiabilité, discrétion et sens du service 

• Aisance relationnelle, diplomatie et capacité à gérer des situations sous pression 

• Anglais professionnel obligatoire (écrit et oral) 

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office) 

Pourquoi nous rejoindre ? 

• Un rôle central, transversal et visible dans une entreprise internationale à taille humaine 

• Un environnement structuré, exigeant mais bienveillant 

• Une entreprise engagée, certifiée B-Corp 

• Télétravail possible, selon l’organisation et les besoins du poste 

• Des bureaux idéalement situés à deux pas du Parc Monceau 

Horizon is an equal opportunity employer. We promote diversity, multiculturalism, and inclusion.