Office Manager (m/w/d) - Wien (20-25h/Woche)

Über die Rolle:

Für unser Wiener Büro im 3. Bezirk suchen wir eine*n Office Manager*in, der*die mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und einem positiven Mindset dafür sorgt, dass unser Office ein angenehmer und gut organisierter Ort zum Arbeiten ist. In dieser Rolle geht es nicht nur darum, Büroabläufe souverän zu managen, sondern aktiv eine offene, wertschätzende und gut strukturierte Office‑Kultur zu schaffen, in der sich Kolleg*innen und Gäste gleichermaßen wohlfühlen. 

Da die Aufgaben eng an den Büroalltag geknüpft sind, ist eine Präsenz vor Ort notwendig. Die Stelle umfasst 20–25 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf Montag bis Donnerstag. 

Deine Aufgaben: 

Office Management 

• Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen im Team.
• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – Post & Pakete, Material- und Getränkebestellungen, Besucher*innenmanagement und Meetingräume.
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Vermieter, Reinigung, Wartung oder Logistik.
• Du verwaltest unser Zutrittssystem und kümmerst dich um Arbeitssicherheitsthemen in Zusammenarbeit mit deiner Kollegin aus dem People Team (z.B.: Home-Office-Evaluierungen, Erste Hilfe, Sicherheitsunterweisungen, AUVA-Evaluierungen etc.)
• Du betreust das standortbezogene Intranet und hältst alle Informationen aktuell.
• Du gestaltest aktiv eine positive Office‑Kultur, z. B. durch kleine Office‑Events oder Teamaktionen.
• Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft, z. B. bei Workshops, Ausdrucken oder Terminabstimmungen. 

Executive Assistance 

• Du organisierst Termine, Meetings und interne Events – inklusive besonderer Formate wie Treffen mit dem Aufsichtsrat – und übernimmst dabei auch die komplette Organisation rund um Catering und Ablauf.
• Du behältst den Überblick über E-Mails, administrative Aufgaben und Prioritäten.
• Du übernimmst das Reisemanagement für größere Events – von Flügen bis Hotels. 

People Team Support 

• Du begleitest unser monatliches Onboarding und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen einen großartigen Start haben.
• Du übernimmst die Urlaubsvertretung für deine Kollegin in einzelnen Themen. 

Über dich: 

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst Erfahrung im Office Management, im Hospitality‑Umfeld oder als Assistenz der Geschäftsleitung mit.
• Der Umgang mit Microsoft Office ist für dich selbstverständlich – insbesondere E‑Mail‑ und Kalenderorganisation liegen dir.
• Du arbeitest strukturiert, kommunikationsstark und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du bist ebenso selbstständig wie teamorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen zusammen.
• Herausforderungen gehst du pragmatisch und lösungsorientiert an, hast ein gutes Auge fürs Detail und bleibst auch bei Veränderungen flexibel.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzt du souverän ein. 

Was wir bieten:

• Werde ein Teil von etwas Großem: Du bist hier, um etwas zu ändern? Komm an Bord! Bei GROPYUS haben wir die Mission, eine ganze Branche neu zu überdenken. Erfinde mit uns das Bauen und nachhaltiges, bezahlbares Wohnen neu. 

• Es liegt an dir: Wir bieten eine enorme Menge an Eigenverantwortung und Raum, um Zeichen zu setzen - auf allen Ebenen unserer Organisation. Finde Lösungen, treibe sie voran und teste sie.

• Bring deine Einzigartigkeit ins Team: Innovation erfordert Gedankenvielfalt. Vielfalt in Bezug auf Hintergrund, Erfahrung und Denken ist entscheidend, um das beste Produkt für alle zu schaffen. Wir bemühen uns aktiv um Vielfalt und bemühen uns, das volle Potenzial des anderen auszuschöpfen. Wir sind sehr stolz darauf, dass Menschen aus allen Branchen und Lebensbereichen in unser Unternehmen eintreten - zusätzlich zu Kernbereichen wie Bauwesen, Ingenieurwesen und Start-ups von börsennotierten Unternehmen aus den Bereichen E-Commerce, Digital und Sportwaren und mehr. Du arbeitest in internationalen Teams mit leidenschaftlichen Kollegen. Inspirieren und sich inspirieren lassen.

• Sei ein Eigentümer: Nimm mit Aktienoptionen am Erfolg von GROPYUS teil. Begleite uns auf unserer Mission, Gebäude als sich ständig weiterentwickelnde Produkte zu entwerfen, um eine innovative Wohnerfahrung für alle zu schaffen. Wir bauen für Menschen und schonen die Ressourcen unseres Planeten.

Wir freuen uns darauf dich kennenzulernen. 
Weitere Informationen findest du auf unserer Website. Deine Fragen beantworten wir gerne via Email.