Projektmanager Drittmittelverwaltung nationale Förderprojekte (m/w/d)*

Mission

Der Projektmanager-Drittmittelverwaltung stellt ein professionelles und regelkonformes Management von Fördermitteln sowie die ordnungsgemäße Nachbearbeitung geförderter Forschungsprojekte sicher. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf deutschen Förderinstrumenten und den damit verbundenen Anforderungen. In enger Zusammenarbeit mit Principal Investigators und Projektteams unterstützt die Position die erfolgreiche Umsetzung von Forschungsprojekten hinsichtlich Zeitplanung, Budgetkontrolle und Compliance.

Die Rolle ist ein wichtiger Baustein beim Ausbau leistungsfähiger Forschungs- und Verwaltungs-strukturen innerhalb von Constructor Labs und Constructor University. Sie fördert die effektive Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft, Verwaltung und externen Partnerorganisationen und trägt dazu bei, höchste Standards in der Durchführung geförderter Forschungsvorhaben zu ge-währleisten.

Aufgaben

Pre-Award Grant Management

• Überwachung der Förderlandschaft, insbesondere deutscher Förderprogramme wie DFG, BMBFTR, DAAD und anderer Programme, sowie Aufbau einer vorausschauenden Antragspipeline.
• Abstimmung von Fördermöglichkeiten mit den Forschungstätigkeiten der Principal Investigators (PIs) von Constructor Labs und der Fakultät der Constructor University sowie Initiierung und Koordination der Antragsentwicklung.
• Gemeinsame Entwicklung wettbewerbsfähiger Förderanträge mit PIs und Fakultätsmitgliedern, einschließlich Budgetplanung und Einhaltung der Förderbedingungen.
• Koordination von Verhandlungen zu Förder- und Konsortialvereinbarungen in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung von Partnervertragsverhandlungen, sofern die Constructor University oder Constructor Labs federführend ist.

Post-Award Grant Management

• Verantwortung für den gesamten Post-Award-Lifecycle eines Portfolios geförderter Forschungsprojekte – von der Vertragsgestaltung über die Umsetzung, Berichterstattung und Änderungen bis hin zum Abschluss – sowie Sicherstellung, dass Meilensteine, Arbeitspakete, Budgets und vertragliche Verpflichtungen erfüllt werden.
• Überwachung der Projektbudgets, förderfähigen Kosten, Ausgaben und finanziellen Risiken in enger Zusammenarbeit mit dem Controlling-Team sowie Koordination von Budgetumverteilungen, Verlängerungen, Partnerwechseln und weiteren Anpassungen mit allen relevanten internen und externen Stakeholdern.
• Vorbereitung und Koordination wissenschaftlicher und administrativer Berichte für Fördermittelgeber, einschließlich DFG, BMBFTR, DAAD und anderer relevanter Förderprogramme.
• Überwachung von Förderbedingungen, Berichtsformularen und Compliance-Vorgaben sowie Sicherstellung, dass diese in den internen Prozessen berücksichtigt werden.
• Tätigkeit als Hauptansprechpartner zwischen Forschenden, Finanzen, Rechtsabteilung, Personalabteilung, Konsortialpartnern und Fördermittelgebern.
• Unterstützung des Konsortiummanagements, einschließlich Partnerberichterstattung, Dokumentensammlung und Koordination von Meetings.
• Unterstützung bei der Implementierung standardisierter Software und digitaler Tools.
• Planung und Durchführung von Workshops und Schulungen zur Antragstellung für nationale Forschungsförderung.

Dein Profil

Erfahrung

• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise zwei bis fünf Jahre, im Fördermittelmanagement, Forschungsprojektmanagement oder in der Verwaltung von Drittmittelprojekten.
• Praktische Erfahrung in der Betreuung und Verwaltung von Forschungsprojekten, vorzugsweise an einer Hochschule, Forschungseinrichtung, Drittmittelabteilung oder in einem forschungsintensiven Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse des deutschen Forschungsfördersystems, idealerweise mit Erfahrung in Programmen der DFG, des BMBF, des DAAD oder vergleichbarer öffentlicher Fördergeber.
• Erfahrung in der Projektbudgetierung und Budgetüberwachung sowie im Umgang mit Förderregularien, Berichterstattungspflichten, Audits und Dokumentationsanforderungen.
• Nachgewiesene Zusammenarbeit mit Projektleitungen (Principal Investigators), Forschenden, Finanz-, Rechts- und Personalabteilungen sowie externen Partnern und Fördermittelgebern.
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern und dabei unterschiedliche Fristen, Förderrichtlinien, Berichtszyklen und Stakeholder-Anforderungen zuverlässig zu koordinieren.

Fähigkeiten und Kompetenzen

• Ausgeprägte Projektmanagementkompetenz mit der Fähigkeit, komplexe Fördervereinbarungen in klare Arbeitspläne, Verantwortlichkeiten, Meilensteine, Fristen und Berichtsprozesse zu übersetzen sowie mehrere Projekte parallel zu steuern.
• Fundiertes Verständnis der finanziellen und administrativen Compliance-Anforderungen in geförderten Forschungsprojekten sowie die Fähigkeit, Budgets, Finanzprognosen und Fragen zur Förderfähigkeit von Kosten strukturiert und zuverlässig zu managen.
• Hervorragende Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Kommunikation sowie die Fähigkeit zur erfolgreichen Zusammenarbeit mit Forschenden, Finanz-, Rechts- und Personalabteilungen, externen Partnern und Fördermittelgebern und zur verständlichen, serviceorientierten Vermittlung komplexer Förderanforderungen.
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägte Umsetzungsorientierung sowie die Fähigkeit, erforderliche Informationen proaktiv einzuholen, Unstimmigkeiten zu klären, Risiken frühzeitig zu erkennen und Projekte auch unter sich verändernden Rahmenbedingungen zielgerichtet voranzutreiben.
• Sehr hohe Sorgfalt und Genauigkeit sowie ein ausgeprägtes Verständnis für eine belastbare und revisionssichere Dokumentation.
• Erfahrung in der Einführung, Weiterentwicklung oder Anwendung von Forschungsinformations- beziehungsweise Projektmanagementsystemen sowie in der Erstellung von Portfolio- und Management-Dashboards für Berichts- und Entscheidungsprozesse ist von Vorteil.

Ausbildung und Sprachen

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, vorzugsweise in den Naturwissenschaften, der Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, öffentlichen Verwaltung, im Wissenschaftsmanagement, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was diese Position auszeichnet

Diese Position ist

• Eine operative Rolle im Pre-Award- und Post-Award-Management von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten.
• Stark auf die praktische Umsetzung, administrative Exzellenz und die Einhaltung von Förder- und Compliance-Anforderungen ausgerichtet.
• Von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Durchführung geförderter Forschungsprojekte im Hinblick auf Zeitpläne, Budgets und die Einhaltung der Vorgaben von Fördermittelgebern.
• Eine bereichsübergreifende Schnittstellenfunktion, die Forschende, Finanzwesen, Rechtsabteilung, Personalwesen, externe Partner und Förderinstitutionen miteinander verbindet.

Diese Position ist nicht

• Eine ausschließlich strategische oder beratende Funktion.
• Eine Position mit ausschließlichem Fokus auf Fördermittelakquise oder Antragserstellung.
• Eine Führungsposition mit Gesamtverantwortung für die Forschungs- und Fördermittelstrategie einer Forschungseinrichtung oder einer Drittmittelabteilung.
• Eine rein wissenschaftliche Forschungsposition ohne administrative und projektbezogene Verantwortung.