Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) - Vollzeit Hamburg

START DATE: Ab sofort

LOCATION: Hamburg

Als Executive Assistant & Office Manager entlastest du unsere Geschäftsleitung von administrativem Overhead und sorgst dafür, dass unsere Büros reibungslos funktionieren. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Organisation und Koordination – und schaffst damit den Rahmen, in dem unser Team Höchstleistungen erbringen kann. Deine Mission: Der Geschäftsleitung den Rücken freihalten und eine produktive, einladende Arbeitsumgebung schaffen.

Über Blockbrain

Mit der Knowledge Bots Plattform schaffen wir KI-gestütztes Wissensmanagement für Enterprise-Kunden: schnell implementiert, flexibel skalierbar und compliant. Teams bauen mit unserem GenAI-Baukasten maßgeschneiderte KI-Assistenten, Agents und Workflows – No-Code in der Plattform oder via API.

Was uns unterscheidet:

• Series A finanziert mit starkem Wachstumsmomentum (10x Produktnutzung & 5x in Umsatz in 2025)
• Enterprise-Kunden wie Roland Berger, Bosch, G+D, LBBW aus Industrie, Finance und Legal – Branchen mit höchsten Security-Anforderungen
• ISO 27001 zertifiziert, EU AI Act ready. Made in Germany.
• Erfahrenes Team mit erfolgreichen Serials Founders

Über die Rolle

Du bist Teil unseres People & Culture Teams und arbeitest eng mit den Gründern und der Geschäftsleitung zusammen. Du übernimmst die Verantwortung für unser Hamburger Büro und koordinierst standortübergreifend mit Stuttgart und München.

Warum diese Rolle entscheidend ist:
In unserer Wachstumsphase brauchen wir jemanden, der den operativen Alltag organisiert und der Geschäftsleitung ermöglicht, sich auf strategische Themen zu fokussieren. Du bist das organisatorische Rückgrat, das unser schnelles Wachstum erst möglich macht.

“A day in the life” als Executive Assistant & Office Manager

Stell dir vor: Kein Corporate-Alltag, sondern mittendrin in einem AI-Startup, das Wissensmanagement neu definiert. Du filterst die Postfächer der C-Suite, löst spontane Terminkonflikte und koordinierst das Board Meeting am Nachmittag – von der Präsentation bis zum Catering.

Zwischendurch bereitest du das Onboarding für zwei neue Teammitglieder vor. Nachmittags läuft das Board Meeting – du sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert. Danach planst du mit der C-Suite die kommenden Wochen: Kundentermine, Investoren-Gespräche, Geschäftsreisen.

Als Executive Assistant & Office Manager bei Blockbrain bist du der Fels in der Brandung – die zentrale Schnittstelle zwischen C-Suite, Team und externen Partnern. Du sorgst dafür, dass sich das Management voll aufs Kerngeschäft konzentrieren kann, während du operative und administrative Themen eigenverantwortlich steuerst.

Die Rolle ist vielseitig, sichtbar und gibt dir direkten Einblick in strategische Entscheidungen – perfekt für alle, die Verantwortung mit Feingefühl verbinden und mehr suchen als klassische Assistant Tasks.

 

Diese spannenden Aufgaben warten auf dich:

1. Executive Support & Organisation: Du hältst der C-Suite den Rücken frei und übernimmst die umfassende organisatorische und administrative Unterstützung auf höchster Ebene.

• Du stellst durch administrative Exzellenz sicher, dass alltägliche Abläufe reibungslos funktionieren
• Du erkennst Themen proaktiv, bevor sie dringlich werden
• Du verstehst unser Geschäft schnell und nutzt dieses Wissen, um Prozesse eigenständig zu verbessern
• Eigenständiges, vorausschauendes Termin-, Reise- und Meetingmanagement 
• Eigenverantwortliche Betreuung der Postfächer 
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen
• Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland – inklusive Buchungen, Reisedokumenten, Reiseplanung und Abrechnung
• Unterstützung bei der Organisation hochrangiger Meetings und Events wie z.B. Board Meetings, Strategy Meetings oder Offsites
• Zentrale Ansprechperson für interne wie externe Stakeholder im Namen der Geschäftsführung

2. Workplace Experience: Du gestaltest unser neues Hamburger Office als Ort, an dem Menschen gerne arbeiten.

• Übernahme organisatorischer Office Management Aufgaben
• Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit aller Räume
• Bestellung von Materialien und Verpflegung
• Verantwortung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

3. People & Culture Support: Du schaffst die administrative Grundlage für strategische People-Arbeit.

• Pflege des HRIS und strukturierte Ablage der Personalunterlagen sowie die Überprüfung der digitalen Zeiterfassung
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitende
• Kommunikation mit externen Organisationen und Behörden
• Erstellung von Verträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen

Qualifikationen:

Erfahrung & Mindset:

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer Executive Assistant Rolle, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
• Sehr sichere Anwendung von MS360, Slack, Atlassian (bitte Tools hinzufügen)
• Echtes Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation

• Strukturierte Arbeitsweise auch bei hoher Dynamik und wechselnden Prioritäten
• Proaktives, vorausschauendes Denken – du erkennst Handlungsbedarf, bevor andere ihn formulieren
• Hohe Service- und Lösungsorientierung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich

• Souveränes, ruhiges Auftreten und sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Unternehmenskultur
• Empathisch, kommunikationsstark und mit der Fähigkeit, Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen
• Teamplayer mit hoher Eigenverantwortung

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nice to have:

• Erfahrung im People & Culture Bereich oder mit HRIS-Systemen (Personio)
• Erfahrung in der Organisation von Events und Offsites

Was wir bieten:

• Flexible Arbeitsmodelle: Vollzeitstelle in Hamburg vor Ort und flexiblen Arbeitszeiten.
• Benefits: Deutschlandticket, Wellpass-Fitnessmitgliedschaft, Zugang zu neuesten KI-Tools und regelmäßige Company- und Team-Offsites.
• Top-Team: Internationales Team mit außergewöhnlichen Talenten
• Großes Wachstumspotenzial: Steile Lernkurve in einem stark wachsenden AI-Startup. Große Eigenverantwortung und die Freiheit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Faire Vergütung: Wettbewerbsfähiges Gehalt mit leistungsabhängigen Boni für außergewöhnliche Talente.
• Top-Ausstattung: MacBook, iPhone, Headset und alle Tools, die du brauchst, um dein Bestes zu leisten.

Blockbrain ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir feiern Vielfalt und setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein.