People Operations Manager & Executive Assistant (m/w/d) - Vollzeit Hamburg

START DATE: Ab sofort

LOCATION: Hamburg

Als People Operations Manager bist du die operative Kraft hinter unserem Personalbereich und sorgst gleichzeitig dafür, dass unsere Büros und die Geschäftsleitung reibungslos funktionieren. Du pflegst unsere People-Prozesse, begleitest neue Mitarbeitende vom ersten Tag an und bist die zentrale Anlaufstelle für Organisation und Koordination – intern wie extern.

Deine Mission: Eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Menschen aufblühen, und der Geschäftsleitung den administrativen Overhead abnehmen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Über Blockbrain

Mit der Knowledge Bots Plattform schaffen wir KI-gestütztes Wissensmanagement für Enterprise-Kunden: schnell implementiert, flexibel skalierbar und compliant. Teams bauen mit unserem GenAI-Baukasten maßgeschneiderte KI-Assistenten, Agents und Workflows – No-Code in der Plattform oder via API.

Was uns unterscheidet:

• Series A finanziert mit starkem Wachstumsmomentum (10x Produktnutzung & 5x in Umsatz in 2025)
• Enterprise-Kunden wie Roland Berger, Bosch, G+D, LBBW aus Industrie, Finance und Legal – Branchen mit höchsten Security-Anforderungen
• ISO 27001 zertifiziert, EU AI Act ready. Made in Germany.
• Erfahrenes Team mit erfolgreichen Serials Founders

Über die Rolle

In unserer Wachstumsphase brauchen wir jemanden, der People-Prozesse operativ am Laufen hält, ein Arbeitsumfeld schafft, in dem Menschen aufblühen – und gleichzeitig der Geschäftsleitung den Rücken freihält, damit sie sich auf strategische Themen fokussieren kann. Du bist das organisatorische Rückgrat, das unser schnelles Wachstum erst möglich macht.

 

Diese spannenden Aufgaben warten auf dich:

1. People Operations Du schaffst die operative und administrative Grundlage, damit strategische People-Arbeit wirklich funktioniert.

• Pflege des HRIS (Personio) und strukturierte Ablage aller Personalunterlagen sowie Überprüfung der digitalen Zeiterfassung
• Selbstständige Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
• Koordination des Onboardings von neuen Mitarbeitenden
• Vorbereitung und Überprüfung lohnrelevanter Daten für die monatliche Lohnabrechnung
• Kommunikation mit externen Organisationen, Behörden und Dienstleistern im People-Bereich
• Verantwortung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

2. Executive Support: Du hältst der C-Suite den Rücken frei und sorgst durch administrative Exzellenz dafür, dass alltägliche Abläufe reibungslos funktionieren.

• Eigenständiges, vorausschauendes Management von Terminen, Reisen und Meetings
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen
• Unterstützung bei hochrangigen Events wie Board Meetings, Strategy Meetings und Offsites

3. Workplace Experience Du gestaltest unser Hamburger Office als Ort, an dem Menschen gerne arbeiten.

• Übernahme organisatorischer Office Management Aufgaben
• Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit aller Räume
• Bestellung von Materialien und Verpflegung

 

Qualifikationen

Erfahrung & Mindset:

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer People Operations Position, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
• Sehr sichere Anwendung von MS360, Slack, Atlassian, Personio
• Echtes Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation
• Strukturierte Arbeitsweise auch bei hoher Dynamik und wechselnden Prioritäten
• Proaktives, vorausschauendes Denken – du erkennst Handlungsbedarf, bevor andere ihn formulieren
• Hohe Service- und Lösungsorientierung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich
• Souveränes, ruhiges Auftreten und sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Unternehmenskultur
• Empathisch, kommunikationsstark und mit der Fähigkeit, Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen
• Teamplayer mit hoher Eigenverantwortung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nice to have:

• Erfahrung in der Organisation von Events und Offsites

Was wir bieten:

• Flexible Arbeitsmodelle: Vollzeitstelle in Hamburg vor Ort und flexiblen Arbeitszeiten.
• Benefits: Deutschlandticket, Wellpass-Fitnessmitgliedschaft, Zugang zu neuesten KI-Tools und regelmäßige Company- und Team-Offsites.
• Top-Team: Internationales Team mit außergewöhnlichen Talenten
• Großes Wachstumspotenzial: Steile Lernkurve in einem stark wachsenden AI-Startup. Große Eigenverantwortung und die Freiheit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Top-Ausstattung: MacBook, iPhone, Headset und alle Tools, die du brauchst, um dein Bestes zu leisten.

Blockbrain ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir feiern Vielfalt und setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein.