Project Administration Assistant (w/m/d)

Deine Aufgaben

Du bist Ansprechpartner:in für das Projektteam sowie für die Projektleitung bei allen organisatorischen und administrativen Fragen (sowohl in Deutsch als auch in Englisch).

Auf Dich warten zusätzlich spannende und interessante Aufgaben wie

• Bestellwesen und Angebotserstellung (Eingabe, Bearbeitung und Kontrolle)
• Projektbearbeitung (Dateneingabe und -pflege des Zeiterfassungs-Systems inkl. Projekteröffnungen sowie Auswertungen und Reports)
• Rechnungsprüfung mithilfe des internen Zeiterfassungssystems
• Forecast-Erstellung sowie Unterstützung bei Monatsabschlüssen
• Verantwortung für die digitale Dokumenten-Ablage (via Sharepoint)
• Schnittstellenmanagement zwischen Projektleitung und Kunde
• Betreuung Onboarding / Offboarding der Mitarbeitenden auf Kundenseite
• Sicherstellung einer transparenten Projektkommunikation

Dein Profil

Du bist eine leistungsstarke, hochmotivierte und engagierte Persönlichkeit und verfügst über

• Eine fundierte kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Ausbildung/Studium im administrativen- und kaufmännischen Bereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• 1-3 Jahre Berufserfahrung
• Projekterfahrung wünschenswert
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Proaktive, strukturierte und effiziente Arbeitsweise
• Lösungsorientierte Vorgehensweise
• Kommunikative Fähigkeiten, souveräner Umgang mit Kunden und Stakeholdern

Über BakerHicks

Seit 1957 sind wir Vorreiter in den Bereichen Design, Engineering und Projektmanagement. Von der Beratung bis hin zum Bau und der Compliance unterstützen unsere multidisziplinären Design- und Ingenieurteams Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, ihre Projekte auf die effizienteste, kostengünstigste und nachhaltigste Weise zu realisieren.

Benefits

• 30 Urlaubstage
• Attraktive arbeitgeber-finanzierte Altersvorsorge
• Finanzielle Unterstützung des Heimarbeitsplatzes
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten
• Flache Hierarchien
• Höchster Standard für Arbeitssicherheit
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• Weltweite Reiseversicherung
• Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub
• Reisezeit ist Arbeitszeit
• Mobiles Arbeiten an bis zu 3 Tagen pro Woche
• Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung
• Firmenfitness-Programm bei Hansefit
• Mitarbeiterrabatte
• Dienstradleasing mit Bikeleasing

Diversität & Inklusion

Bei BakerHicks ist es uns wichtig, dass wir ein Umfeld schaffen, in dem sich alle zugehörig fühlen. Als Unternehmen sind wir in der glücklichen Lage, mit einem vielfältigen Team von Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen zusammenzuarbeiten. Alle von uns sollten respektvolles und positives Verhalten erwarten können, das uns anspornt. Um sicherzustellen, dass wir immer ein offenes Ohr haben und ständig dazulernen, haben wir ein Team zusammengestellt, das uns dabei hilft, unsere Strategien für Diversität und Inklusion zu steuern.