Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

English version below

Bei Alpine Eagle vereinen wir Expertise aus den Bereichen Verteidigung, Luft- und Raumfahrttechnik sowie Machine Learning, um hochinnovative Technologien zur Abwehr von Drohnen (Counter-UAV) zu entwickeln.

Was uns auszeichnet: ein offenes, inklusives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einem Team, das an einem Strang zieht, fokussiert auf Sinn, Wirkung und Zusammenarbeit.

Als Assistenz unseres Geschäftsführers Jan-Hendrik Boelens bist du unverzichtbar für unser Team - und unseren Teamerfolg! Du sorgst dafür, dass seine Zeit und Energie optimal eingesetzt werden können und unterstützt ihn dabei, seinen Arbeitsalltag reibungslos, effizient und fokussiert zu gestalten.

🎯Deine Herausforderung

• Termine & Kommunikation: Du koordinierst Meetings, reservierst Räume, bereitest Unterlagen vor und behältst einen kühlen Kopf im E-Mail-Verkehr indem du die Inbox strukturierst, priorisierst, eigenständig Themen abarbeitest und den Überblick behältst.
• Reisemanagement: Du planst und buchst Reisen von A bis Z - inklusive Flügen, Hotels, Transfers und übersichtlicher Reisepläne.
• Administrative Unterstützung: Ob Dokumentenmanagement, Korrespondenz oder Reportings - du sorgst für Struktur und Verlässlichkeit.
• Ad-hoc-Support: Du bist flexibel, denkst mit und übernimmst auch kurzfristig Aufgaben, die den Alltag des CEO und des Teams erleichtern.

✅ Was du mitbringst

• Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position - idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Organisationstalent mit einem Faible für Details und Strukturen
• Diskretion, Verlässlichkeit und Eigeninitiative
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bei Alpine Eagle stehen Vielfalt und Chancengleichheit im Mittelpunkt. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen – unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

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At Alpine Eagle, we are a team of specialists with backgrounds in defence, aerospace engineering and machine learning, building innovative counter-UAV technology.

We offer a work environment that is inclusive and open, with a flat hierarchy, and a purpose-driven team. We want to reinforce a culture where great ideas can flourish, and great people collaborate.

As Assistant to our CEO, Jan-Hendrik Boelens, you’ll be a key part of the inner workings of our company. You’ll help ensure that the CEO’s time and energy are focused where they matter most, while keeping his day-to-day operations organized, efficient, and running like clockwork.

🎯 How you will make an impact:

• Meetings & E-Mails: Coordinate and manage appointments, book meeting rooms, prepare agendas and materials in advance, and ensure the CEO's inbox is well-organized by prefiltering emails, prioritizing important messages, and maintaining a clear overview for efficient decision-making
• Travel Management: Organize all aspects of travel - flights, accommodation, transfers, and detailed itineraries.
• Admin Support: Take care of general administrative tasks including document management, correspondence, and report preparation.
• Ad hoc support: Be the go-to person for a variety of tasks that support the CEO and team in their daily work.

✅ What you need to be successful:

• Experience as an executive assistant, ideally in a fast-paced, international environment
• Strong organizational skills with a love for detail and structure
• Proactive, reliable, and able to handle sensitive information with discretion
• Fluent in German and English

At Alpine Eagle, we are committed to diversity and equal opportunity. We welcome applications from all individuals regardless of ethnic origin, gender, religion, disability, age, or sexual identity.